Довідки про несудимість на відміну інших документів мають термін дії. Радимо готувати довідки з урахуванням подання документа до державних установ України та інших держав.
Читайте також
Якщо ви перебуваєте за кордоном і вам потрібно поставити апостиль на документи - зробити це можна. Документи приймають до опрацювання українські органи, залежно від їх типу — Міністерство юстиції, Міністерство закордонних справ, Міністерство освіти і науки або Державний архів. Ви можете надіслати документи поштою, передати їх через довірену особу в Україні або скористатися послугами бюро перекладів та компаній, що спеціалізуються на легалізації. Важливо пам’ятати: апостиль проставляється лише в тій країні, де був виданий документ, тому дипломатичні установи за кордоном цього не роблять.
Як отримати апостиль на документи, видані в Україні?
Отримати апостиль на українські документи можна навіть перебуваючи за кордоном — головне знати, який державний орган відповідає за легалізацію кожного типу документа. Процедура залежить від того, чи це документи цивільного стану, освітні довідки, судові документи або архівні копії. Усі вони апостилюються виключно в Україні, у відповідних міністерствах або архівних установах.
Нижче — основні органи, які проставляють апостиль на українських документах:
- Міністерство юстиції України — свідоцтва та витяги РАЦС, судові документи, нотаріальні акти.
- Міністерство закордонних справ України (МЗС) — документи, видані державними органами, довідки, сертифікати, інші офіційні документи, що не входять до компетенції Мін’юсту чи МОН.
- Міністерство освіти і науки України (МОН) — дипломи, атестати, додатки до них, інші документи про освіту.
- Державні архіви України — архівні копії документів, довідки та витяги з архівних фондів.
Таким чином, щоб отримати апостиль, потрібно лише визначити тип документа та відповідний орган, після чого надіслати його поштою або передати через довірену особу. Процедура є стандартною й не залежить від місця фактичного перебування заявника.
Апостиль — це спеціальний міжнародний штамп або наклейка, що підтверджує справжність підпису, печатки та статусу посадової особи на офіційному документі, роблячи його дійсним для використання в інших країнах-учасницях Гаазької конвенції (наприклад, Україні та Польщі) без додаткової легалізації. Це спрощена форма засвідчення, яка замінює тривалі процедури консульської легалізації, дозволяючи вільно користуватися документами (паспортами, дипломами, свідоцтвами) за кордоном.
Для чого потрібен апостиль?
Зрозуміти, що таке апостиль, та чому він необхідний, досить просто. Практично всі документи, які використовуються за кордоном — від довідок про доходи та дипломів до свідоцтв про народження чи витягів із державних реєстрів — повинні бути не лише перекладені, а й легалізовані, щоб іноземні установи визнали їх дійсними.
У 1961 році була прийнята Гаазька конвенція про скасування вимоги консульської легалізації документів, яка суттєво спростила процедуру надання юридичної сили документам. Згідно з цією конвенцією, країни-учасниці можуть надавати документам міжнародну юридичну силу шляхом проставлення на них апостиля, що виключає необхідність проходження довгої та складної процедури консульської легалізації.
Іншими словами, апостиль — це офіційне підтвердження автентичності документа та повноважень особи, яка його підписала. Він гарантує, що документ визнається дійсним в усіх країнах, що приєдналися до Гаазької конвенції, і дозволяє безперешкодно використовувати його для юридичних, фінансових та адміністративних цілей за кордоном.
За потреби можна додати, що апостиль ставить довіру до документа на офіційний рівень, що значно спрощує міжнародні транзакції, оформлення віз, навчання чи бізнес-операції.
Які документи потрібно апостилювати?
Штамп апостиля не проставляється на документах країн, які не приєдналися до Гаазької конвенції. У таких випадках документ підлягає більш складній і тривалій процедурі — консульській легалізації, яка передбачає поетапне засвідчення документа в українських міністерствах та подальше підтвердження у консульстві або посольстві країни призначення.
Апостилюванню в Україні підлягають документи, видані різними державними та нотаріальними органами:
- Органами прокуратури України;
- Органами судової влади
- Органами юстиції;
- Адміністративні документи (свідоцтво про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу);
- Документи, видані державними або приватними нотаріусами;
- Нотаріально засвідчені копії документів, таких як трудові книжки, паспортні документи, військові квитки, технічні паспорти, дозволи на носіння зброї (актуально з 2014 року);
- Документи про освіту та наукові ступені, включно з дипломами, атестатами, табелями та виписками з університетських архівів.
В Україні апостиль ставлять три державні відомства, залежно від типу документа:
- Міністерство освіти і науки (МОН) — апостиль на документах про освіту;
- Міністерство юстиції (Мін’юст) — апостиль на документах, виданих нотаріальними органами, органами юстиції та судами;
- Міністерство закордонних справ (МЗС) — апостиль документів будь-якого виду, що не належать до компетенції МОН або Мін’юст.
Таким чином, перед подачею документа на апостиль важливо визначити його тип та уповноважений орган, щоб процедура пройшла швидко та без зайвих затримок.
Скільки часу роблять апостиль?
Тривалість проставлення апостиля залежить від типу документа, органу, який його оформляє, та способу подачі. Зазвичай апостиль ставиться від 3 до 10 робочих днів, якщо документи подані безпосередньо в уповноважений орган.
Основні фактори, що впливають на терміни:
- Тип документа — освітні документи, податкові довідки або нотаріально засвідчені папери можуть оброблятися різний час.
- Відомство, що проставляє апостиль — МОН, Мін’юст або МЗС мають різну завантаженість та внутрішні процедури перевірки.
- Спосіб подачі документів — особисто, через довірену особу або бюро перекладів; доставка поштою або кур’єрською службою додає додаткові дні.
- Сезонні навантаження — наприклад, наприкінці року або під час активного навчального сезону документи МОН можуть оброблятися довше.
Якщо документи подаються через довірену особу або бюро легалізації, варто враховувати додатковий час на пересилку та обробку.
Рекомендується планувати подачу апостиля заздалегідь і уточнювати актуальні строки на сайтах уповноважених органів, щоб уникнути непередбачених затримок, особливо якщо документ потрібен для термінових міжнародних операцій.
Апостиль — це простий і водночас важливий механізм надання українським документам міжнародної юридичної сили. Він підтверджує автентичність документа та повноваження особи, яка його підписала, що дозволяє безперешкодно використовувати його за кордоном. Апостиль ставлять лише уповноважені державні органи — МОН, Мін’юст або МЗС — залежно від типу документа. Для тих, хто перебуває за межами України, існують зручні способи отримання апостиля через довірену особу або професійні бюро перекладів та легалізації. Дотримання правильної процедури гарантує, що документ буде визнаний у будь-якій країні, що приєдналася до Гаазької конвенції, і виключає необхідність складної консульської легалізації.
