Unlike other documents, police clearance certificates have a validity period. We advise you to prepare the certificates taking into account the submission of the document to government agencies in Ukraine and other countries.
Read also
Якщо ви перебуваєте за кордоном і вам потрібно поставити апостиль на документи - зробити це можна. Документи приймають до опрацювання українські органи, залежно від їх типу — Міністерство юстиції, Міністерство закордонних справ, Міністерство освіти і науки або Державний архів. Ви можете надіслати документи поштою, передати їх через довірену особу в Україні або скористатися послугами бюро перекладів та компаній, що спеціалізуються на легалізації. Важливо пам’ятати: апостиль проставляється лише в тій країні, де був виданий документ, тому дипломатичні установи за кордоном цього не роблять.
Як отримати апостиль на документи, видані в Україні?
Отримати апостиль на українські документи можна навіть перебуваючи за кордоном — головне знати, який державний орган відповідає за легалізацію кожного типу документа. Процедура залежить від того, чи це документи цивільного стану, освітні довідки, судові документи або архівні копії. Усі вони апостилюються виключно в Україні, у відповідних міністерствах або архівних установах.
Нижче — основні органи, які проставляють апостиль на українських документах:
- Міністерство юстиції України — свідоцтва та витяги РАЦС, судові документи, нотаріальні акти.
- Міністерство закордонних справ України (МЗС) — документи, видані державними органами, довідки, сертифікати, інші офіційні документи, що не входять до компетенції Мін’юсту чи МОН.
- Міністерство освіти і науки України (МОН) — дипломи, атестати, додатки до них, інші документи про освіту.
- Державні архіви України — архівні копії документів, довідки та витяги з архівних фондів.
Таким чином, щоб отримати апостиль, потрібно лише визначити тип документа та відповідний орган, після чого надіслати його поштою або передати через довірену особу. Процедура є стандартною й не залежить від місця фактичного перебування заявника.
Апостиль на документах, виданих Податковою службою України (ДПС), потрібен у випадках, коли ці документи подаються за кордон — для підтвердження доходів, податкового резидентства, сплати податків чи ведення підприємницької діяльності. Іноземні установи приймають українські податкові довідки лише після їх офіційного підтвердження, тому апостилювання стає обов’язковим кроком для легального використання таких документів за межами України. У цій статті ми розглянемо, які документи з ДПС підлягають апостилю, хто може його поставити та як правильно оформити запит.
Що означає апостиль у Податковій службі та коли він потрібен
Апостиль на документах Державної податкової служби підтверджує справжність підпису посадової особи та легальність бланка документа для його подальшого використання за кордоном. Це офіційне засвідчення відповідно до Гаазької конвенції, яке робить українські податкові документи дійсними в інших країнах, що приєдналися до Конвенції.
Апостиль на документи ДПС потрібен у таких випадках:
- Подання підтвердження доходів у банківські чи державні органи за кордоном;
- Оформлення віз, дозволів на проживання чи роботу;
- Підтвердження податкового резидентства;
- Реєстрація бізнесу або відкриття рахунків у зарубіжних фінансових установах;
- Участь у тендерах, грантових програмах чи міжнародних проєктах.
Таким чином, апостиль гарантує, що іноземна сторона визнає документ, виданий Податковою службою України, без потреби в додатковій легалізації.
Які документи з ДПС можна апостилювати
Більшість офіційних документів, виданих Державною податковою службою України, підлягають апостилю, якщо вони плануються для подання в іноземні установи. Головна вимога — документ має бути оформлений на офіційному бланку, містити підпис уповноваженої особи та печатку (за наявності).
Найчастіше апостилюють такі документи з Податкової служби:
- Довідка про доходи (форма 3-ДФ або інші формати);
- Витяг про стан розрахунків з бюджетом (ЄСВ, податки);
- Довідка про відсутність податкової заборгованості;
- Довідка про статус податкового резидента України;
- Витяг з реєстру платників податків (у тому числі ФОП);
- Довідки та подтверждення, пов’язані з підприємницькою діяльністю;
- Листи чи інші офіційні відповіді ДПС на запити громадян або компаній.
Усі ці документи можна використовувати за кордоном після проставлення апостиля у відповідному державному органі України. Це гарантує їхню юридичну силу за межами країни.
Хто уповноважений ставити апостиль на документах ДПС
Документи, видані Державною податковою службою України, не апостилює сама Податкова служба. Вона лише видає документ, а право на його міжнародне засвідчення мають інші державні органи — залежно від типу документа та його призначення. Для податкових документів діє чітко визначена компетенція.
Апостиль на документах ДПС проставляють такі установи:
- Міністерство закордонних справ України (МЗС): це головний орган, який апостилює податкові документи, довідки, листи та інші офіційні відповіді державних установ. Більшість документів ДПС належать саме до компетенції МЗС.
- Міністерство юстиції України (Мін’юст): якщо документ із ДПС був попередньо засвідчений нотаріально (наприклад, нотаріальна копія податкової довідки), апостиль ставиться у Мін’юсті.
- Бюро легалізації та перекладів (через доручення): спеціалізовані компанії не ставлять апостиль самостійно, але мають право подавати документи від вашого імені в МЗС або Мін’юст, що особливо зручно для заявників за кордоном.
Апостиль — це державна процедура, тому він обов'язково ставиться виключно в Україні, і жодне посольство чи консульство не має права зробити апостиль на податкових документах.
Як отримати апостиль на документах з Податкової служби
Отримання апостиля на документах ДПС — процес офіційний, який вимагає точного дотримання процедур та правил, встановлених українським законодавством. Хоча фізично документи мають бути подані в Україну, зробити це можна навіть перебуваючи за кордоном через довірених осіб або спеціалізовані бюро. Важливо чітко знати, куди і яким способом подавати документи, щоб уникнути затримок та повернення заявки.
Нижче наведено покрокову процедуру отримання апостиля:
Визначте тип документа та компетентний орган:
- Для більшості податкових документів апостиль проставляє МЗС України.
- Якщо документ нотаріально засвідчений (копія довідки, витяг), апостиль може проставляти Мін’юст.
Підготуйте документ:
- Переконайтеся, що документ виданий на офіційному бланку ДПС та містить підпис і печатку уповноваженої особи.
- Якщо документ має бути нотаріально засвідчений для апостиля, зробіть це до подачі.
Виберіть спосіб подачі документів:
- Особисто в Україні — якщо ви перебуваєте в країні.
- Через довірену особу — офіційна довіреність, оформлена нотаріально, дозволяє іншій особі подати документ від вашого імені.
- Через бюро перекладів або компанії з легалізації — компанія приймає документи, подає їх у МЗС або Мін’юст і повертає готовий апостиль поштою.
Подання документів та оплата послуг:
- Документи подаються до відповідного органу разом із заявою на апостиль.
- Оплачується адміністративний збір (уточнюється на сайті МЗС або Мін’юсту).
- Якщо подає представник або бюро, вони також можуть включати свої сервісні збори.
Отримання апостиля:
- Після перевірки документів та відповідності вимогам МЗС або Мін’юст проставляє апостиль.
- Готовий документ можна отримати особисто, через представника або з доставкою поштою.
Дотримання всіх цих кроків гарантує швидке та законне проставлення апостиля на документах ДПС. Для заявників за кордоном найбільш зручним варіантом є використання довіреної особи або професійного бюро легалізації, що дозволяє уникнути поїздок до України та скоротити час очікування.
Терміни проставлення апостиля на податкових документах
Терміни отримання апостиля на документах ДПС залежать від кількох факторів: типу документа, способу подачі та завантаженості уповноваженого органу. Зазвичай процес триває від 3 до 10 робочих днів, якщо документи подані безпосередньо в МЗС або Мін’юст.
Якщо апостиль оформлюється через довірену особу або бюро легалізації, до зазначеного часу додається час на пересилку документів поштою або кур’єрською службою. Для міжнародної доставки часто потрібно додатково 3–7 днів, залежно від країни та обраного оператора.
Щоб уникнути затримок, рекомендується заздалегідь перевіряти:
- Правильність оформлення документів;
- Наявність усіх необхідних підписів та печаток;
- Коректність довіреності для представника або повноважень бюро;
- Актуальні строки обробки на сайтах МЗС та Мін’юсту.
Апостиль на документах Державної податкової служби — обов’язкова умова для легального використання українських податкових довідок, витягів та підтверджень за кордоном. Його проставляють виключно уповноважені державні органи, а заявник може оформити апостиль особисто, через довірену особу або скориставшись послугами професійних бюро перекладів і легалізації. Дотримання правильної процедури та термінів гарантує швидке та законне підтвердження документів, необхідних для міжнародних фінансових, юридичних та адміністративних цілей.
